Einfacher und sicherer E-Mail Verkehr im Unternehmen

In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen werden für die Kommunikation einfach zugängliche Angebote für E-Mails und Datenverkehr wahrgenommen. Nur wenige Unternehmensleiter machen sich bewusst, dass die Sicherheit der Kommunikation nicht nur vertrauensbildend, sondern sogar rechtlich relevant sein kann. Je nachdem, welche Informationen mithilfe von E-Mails verbreitet werden, kann es aus datenschutzrechtlichen Gründen extrem ungünstig werden, wenn der Datenverkehr unverschlüsselt über unbekannte Server läuft.

Datenschutz erfordert die Verschlüsselung

Zum Glück muss nicht gleich das ganze System im Betrieb auf den Kopf gestellt werden, um die Datensicherheit zu erreichen. Mit Programmen wie gpg4o ist das Verschlüsselungssystem OpenPGP einfach in ein bestehendes System zu integrieren. Sie können weiterhin bekannte E-Mail-Programme wie Outlook 2010 oder Outlook 2013 benutzen und gleichzeitig die Verschlüsselung sämtlicher Unternehmensnachrichten organisieren.

Funktion von OpenPGP

Mit dem offenen Programmcode von OpenPGP können Sie für jedes E-Mail-Konto ein Schlüsselpaar generieren. Einer der Schlüssel wird ausschließlich zum Codieren der Nachrichten genutzt und kann an jeden Kunden und Auftraggeber weitergegeben werden. Je mehr Absender die Möglichkeit haben, den Schlüssel zu benutzen, umso mehr Nachrichten kommen auch tatsächlich codiert im Postfach an. Entschlüsseln kann die Nachrichten nun nur noch der private Schlüssel, der gut unter Verschluss gehalten werden sollte. Da es sich bei OpenPGP um ein Open Source Projekt handelt, können eventuelle Sicherheitslücken im System schnell aufgedeckt und repariert werden. Das Verschlüsselungssystem gpg4o unterstützt bereits  zahlreiche Anwender, nicht allein wegen der einfachen Installation und bedienerfreundlichen Oberfläche. Die Nutzer schätzen ebenso den umfangreichen Kundensupport von Giegerich & Partner.

Zusätzlicher Nutzen der Verschlüsselung

In kleineren Unternehmen stellt auch die Archivierung von Daten oft eine große Aufgabe dar. Es gibt zahlreiche Gründe, die Lagerung der Dateien in eine Cloud oder einen anderen externen Anbieter auszulagern. Doch externe Dienstleister stellen aus Sicht des Datenschutzes stets ein Risiko dar. Gerade bei CRM-Systemen, in denen mit teilweise sensiblen Kundendaten gearbeitet wird, sollte daher vor der Archivierung stets eine Verschlüsselung erfolgen. Auch hier kann gpg4o von Giegerich und Partner zum Einsatz kommen. Unbefugte haben somit keinen Zugang mehr zu den Daten.

Installieren Sie die Groupware in Ihrem Firmensystem, können schon nach kurzer Zeit all Ihre Mitarbeiter die unternehmenseigene Kommunikation über sichere Wege bestreiten.

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